费用报销:住宿发票!

  作为企业内控管理的重要部分,在费用报销的账务处理中,需要实质性证明要件证明业务的真实,如会议费需要会议通知、会议安排、会议签到表;办公费需要办公费明细清单。否则,面对税务检查,没有实质性要件的支持,是否符合企业所得税法规定的合理费用是难以说清的。
 
  但是,有实质性要件支持业务的真实性就一定满足税务管理的需求了吗?答案是否定的。在当前以票控税的税控政策下,关键还是要收发票。虽然企业所得税法是从来没有规定过企业所得税税前扣除必须以发票为依据。因为税前扣除的事项太多,不可能所有的支出都以发票为载体,比如职工的工资薪金。但是如果该成本费用事项是增值税应税范围,那么应该取得,或能够取得发票的业务不按规定取得发票,则会面临被纳税调整的风险。
 
  因此,企业财务人员在费用报销的账务处理中就要格外注意以下事项了。
 
  第一、日常业务属于增值税纳税范围的必须取得发票。
 
  有许多公司会在劳务项目中,以对方无法开具为理由而在支付劳务费用时没有取得发票。但是这是属于增值税应税范围的,且劳务提供方无法开具发票可以申请税务代开,企业这样处理会面临不得税前扣除的风险。
 
  第二、取得的发票必须合规。
 
  发票开具需按照发票管理办法以及16号公告等相关文件法规正确取得。任何不符合规定的发票都存在被纳税调整的风险。
 
  第三、业务报销中除了发票,其他实质性证明要件需要一并附上以佐证业务真实合理
 
  日常工作中主要的业务实质性要件包括但不限于下面这些情况:
 
  1、实物资产
 
  如:购买原材料、机器设备、办公用品、低值易耗品、礼品等,是否有入库单、入库单签章、审批手续是否齐全,是否有采购合同,是否有质量验收合格证明、发票日期和发票金额是否与采购合同对应,是否有从第三方开票,是否舍近求远采购,成本费用率是否明显超过行业合理水平。
 
  2、租金发票
 
  是否有行政办公部门审核确认手续,是否有房屋租赁合同、发票日期金额是否与租赁合同吻合。
 
  3、业务招待费
 
  业务招待费报销,是否有经办人、部门经理甚至公司总经理审核签批,大额发票是否有消费清单。大额发票是税务稽查重大,如果没有清单,可能会认为虚假消费。
 
  4、差旅费
 
  差旅费报销单内容是否填写齐全,所附的车票是否为去出差地的车票、餐饮、住宿、交通费发票是否为出差地的发票、人员和人员名单是否与派出的人数相吻合。
 
  5、会议费
 
  会议费报销、是否有会议通知、会议议题、参会人员名单、签到表等资料,是否有与会议无关费用(如旅游费)列支。
 
  6、工资薪金
 
  是否有考勤记录、招聘合同、是否扣缴了工作薪金的个人所得税,工资数额是否与劳动合同和考勤纪律相吻合。
 
  7、运费
 
  运费报销,是否有运费报销单,起运地和运达地是否与运费报销单相吻合,是否由起运地和运达地以外的车辆运输、运输价格是否波动较大。
 
  8、油费
 
  加油费报销,报销的加油费是否为本公司车辆,本公司账面上是否有车辆,加油费总额是否超过了车辆理论行车的最大油耗量。
 
  9、水电费
 
  水电费报销,发票上的字码是否与水表、电表的字码相符,是否与本公司的产能相吻合。有的企业账面反映产量很少,但水电费却很高。
 
  

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